Kuinka monta muutosta organisaatio kestää yhtä aikaa?

Työntekijän kohtaamien organisaatiomuutosten määrä on viisinkertaistunut kahdeksassa vuodessa. Työpäivään ei ole tullut yhtään tuntia lisää.

Muutos ei ole organisaatioista ainakaan loppumassa kesken.

Viimeksi eilen kävin läpi yhden kasvuyrityksen strategiaa, ja laskin huvikseni kaikki sen alle listatut muutoshankkeet. Niitä oli 42.

Organisaatiot ovat nykyään varsin hyviä tunnistamaan erilaisia muutostarpeita ja laittamaan niitä liikkeelle. Myös muutosjohtamisen peruspakka on hallussa. On ohjausryhmät, kick-offit, viestintäsuunnitelma, muutosagentteja, osallistamista ja koulutuksia. Kerrotaan ihmisille miksi muutos tehdään ja mitä heiltä odotetaan.

Silti varsinainen muutos tuntuu jotenkin hitaalta, eikä mikään tunnu etenevän suunnitellussa aikataulussa. Kun mitään ei tapahdu, päädytään lopulta pelaamaan muutosvastarintakortti. 

Ihmiset voivat aivan hyvin ymmärtää muutoksen, pitää sitä jopa järkevänä ja silti jatkaa vanhaan tyyliin. Edellä mainitut toimenpiteet ovat hyviä työkaluja muutoksen käynnistämiseen. 

Muutoksen johtaminen tapahtuu kuitenkin arjen rakenteiden tasolla.

Siellä vastaan tulevat nykyiset prosessit, palaverikäytännöt, roolit ja vastuut, järjestelmät, työskentelymallit ja arjen rutiinit. Jos muutoksen johtamisen tukena on ainoastaan kaksi kertaa vuodessa päivitettävät tavoitteet ja mittarit, ei ihme jos tuntuu siltä, että into häviää. 

Rakenne ja muutos kuulostavat samassa lauseessa helposti raskaalta. Siksi niihin kajoamista vältellään. Kaikkien rakenteiden muuttaminen ei kuitenkaan tarkoita ISO 27001 -mallin päivittämistä.

Arjen rakenteet ovat niitä, joilla organisaatio johtaa ihmisten huomiota ja toimintaa. 

Yksilöiden kohdalla ymmärrämme jo hyvin, ettei käyttäytymisen muutos synny pelkästään aikomalla. Ympäristön rooli, vihjeet, rutiinit ja toisto ratkaisevat paljon. Organisaatioissa käyttäydymme silti välillä kuin pelkkä tehty päätös tai muutosviestintä riittäisi.

Myös organisaatioilla on tavallaan opittuja toimintamalleja ja rutiineja eli vakiintuneita tapoja suunnata ihmisten huomiota, tehdä päätöksiä, ratkaista ongelmia ja käyttää aikaa yhdessä. Muutoksen johtaminen tapahtuu tai jää tapahtumatta nimenomaan tällä tasolla. Arkeen on luotava uusia rutiineja, jotka auttavat uutta käyttäytymistä toistumaan niin kauan, että se muuttuu uudeksi normaaliksi. 

Siinä haasteeksi saattaa tosin muodostua alussa kuvaamani tilanne: muutoksia on tällä hetkellä oikeastaan lähes jokaisessa organisaatiossa enemmän kuin niillä on kapasiteettia muutokseen. 

Kaikki ne edellä mainitut 42 muutosta kilpailevat samasta ajasta, samasta huomiosta, samasta oppimiskyvystä ja samoista mahdollisuuksista harjoitella uusia toimintatapoja. 

Muutosjohtaminen keskittyy pääsääntöisesti yksittäiseen muutokseen ja siinä onnistumiseen. Muutoskyvykkyydessä huomio on koko organisaation kyvyssä vastaanottaa, käsitellä ja viedä muutosta osaksi arkea. 

Ei siis kovin yllättävää, että organisaatioille tekemissäni muutoskyselyissä yksi asia on noussut jo pitkään kirkkaasti muiden edelle: 

priorisointi.

Mistä muusta organisaatioissa puhutaan tänä syksynä? Kurkkaa tämän hetken suosituimmat puheenvuorot ja teemat täältä.