Jakoavain ei ole oikea työkalu kaikkeen

Organisaatiot yrittävät korjata monimutkaisia ilmiöitä työkaluilla, jotka tunnistavat vain yksinkertaisia ongelmia.

Aivan sama, mikä kysymys tai haaste organisaatiolla on, vastaus on lähes poikkeuksetta uusi prosessi, toimintamalli tai komitea. 

Kun asiakastyytyväisyys laskee, tarvitaan uusi mittaristo. Jos tärkeä hanke viivästyy, lisätään uusi ohjausryhmä tai task force sitä selvittämään. Kun strategia ei tunnu edistyvän, muokataan tavoitteita ja seurantaa. Ja kun ihmiset kuormittuvat, lisätään hyvinvointia tukevia käytänteitä, jotka lähinnä kuormittavat lisää. 

Organisaatiot ovat rakastuneita rakenteisiin, koska rakenne tuntuu ratkaisulta. Kun ratkaisu on konkreettinen, näkyvä ja mitattava, sitä voidaan myös johtaa. Samalla se antaa helpon keinon vältellä sitä, mikä oikeasti vaatisi työtä – yhteistä ajattelua, priorisointia, päätöksiä ja joskus rohkeutta lopettaa jotain. 

Kirjoittaessani kirjaa muutoskyvykkyydestä olen havahtunut siihen, miten rajoittunut johtajien ja esihenkilöiden keinovalikoima lopulta on silloin, kun organisaatiolta odotetaan oikeasti uudistumista. Organisaatiorakenteet, prosessit, tavoitteet, mittarit ja raportointi ovat johtajan jakari ja ruuvari, välineet joilla kiristetään, säädetään ja varmistetaan, että kokonaisuus pysyy kasassa. 

Mutta nykyorganisaatio toimii (toivottavasti) kuitenkin enemmän kuin elävä ja hengittävä ekosysteemi, ei kone. Sen haasteet eivät ole mekaanisia, vaan sosiaalisia, kognitiivisia ja kulttuurisia. 

Vanhat työkalut toimivat edelleen, mutta ne ratkaisevat vain murto-osan nykyajan ongelmista. Ongelma ei ole siinä, että johtajat tarttuvat prosesseihin liian helposti, vaan siinä, että heidän työkalupakistaan puuttuu kokonainen kategoria taitoja, joita nykypäivän organisaatio oikeasti tarvitsisi.

Moni ei ole koskaan oppinut muokkaamaan kulttuuria ilman kontrollia, rakentamaan ajattelun rakenteita yhdessä muiden kanssa tai johtamaan oppimista osana arjen työtä. Psykologisen turvallisuuden ylläpito kiireen ja paineen alla on vielä harvemmalle tuttua, eikä vuorovaikutusta nähdä vaihtoehtona byrokratialle, vaikka se hoitaisi homman raskaita rakenteita tehokkaammin. 

On tietysti helppo kritisoida rakenteita, mutta yhtä helppo unohtaa, että niistä ei voi, eikä pidä luopua. Ehkä toivoisin kuitenkin, että näkisimme niiden läpi sen sijaan, että pidämme niitä itseisarvona. Nyt huomio on paperilla tapahtuvissa muutoksissa, ei käytännöissä. Ajattelemme, että työ on tehty kun malli, prosessi, ohje tai toimintatapa on saatu dokumentoitua. Ja kun sitten kukaan ei käytä uutta prosessia, päivitämme dokumentaatiota sen sijaan, että korjaisimme toimintaa.

Tehokasta? Ehkä. Tuottavaa? Mene ja tiedä.

Tuottavuus ja tehokkuus esiintyvät usein yhdessä, mutta sanapari sisältää samalla yhden työelämän isoista väärinkäsityksistä. Tehokkuus mittaa tuotosta suhteessa aikaan, mutta tuottavuus mittaa arvoa suhteessa tarkoitukseen.

Niin kauan kuin tehokkuus on vain tahroja paperilla, mikään ei oikeastaan muutu.